Przechowywanie danych dla celów kontroli podatkowej

Podstawową zasadą jest, że kontroli podatkowej mogą podlegać dane za ostatnie 5 lat, licząc od daty rozliczenia podatkowego - czyli w praktyce 6 lat, bo termin rozliczenia upływa 30 kwietnia kolejnego roku. Z różnych powodów warto jednak założyć 10 lat przedawnienia (kwestie ZUS i przedawnienie sprawy karnej).

Przykładowo, w roku 2020 powinieneś posiadać wszystkie dane podatkowe od roku 2011.

Pamiętaj, że kopia zapasowa w programie zawiera tylko dane źródłowe. Musisz mieć także kopię samego programu oraz gotowe rejestry wydrukowane (albo od roku 2017 w formacie PDF).

Pamiętaj, że wydruk lub zapis PDF musi nastąpić najdalej 20 dnia następnego miesiąca.

Kontrola skarbowa łatwo może ustalić, kiedy wykonano wydruk. Upewnij się zatem, że dane zostały wprowadzone i rozliczone najpóźniej 20 dnia miesiąca następnego.

Jak przygotować kopię elektroniczną? Po wprowadzeniu wszystkich danych i obliczeniu podatku:

1. Wykonaj w programie kopię zapasową

Opcje - Wykonaj kopię zapasową

2. Wydrukuj wszystkie dokumenty źródłowe, rejestry oraz podsumowania do PDF

Prawy klawisz myszy - Wygeneruj PDF

3. Zrób kopię ZIP folderu, w którym przechowujesz program oraz folderów, w których trzymasz dane

Wszystkie dane wymienione powyżej nagraj na płycie CD-ROM. Zapakuj ją, zaklej w kopertę papierową (nie foliową!) i w takiej postaci

Okresowo sprawdzaj, czy płyty CD-ROM nagrały się poprawnie. To bardzo ważne. Pamiętaj, że za każdy miesiąc musisz mieć osobny CD-ROM. Zalecamy, aby każdy CD-ROM zawierał nagrane także dane za poprzednie 12 miesięcy.

Dla swojej wygody możesz mieć dodatkową kopię danych w chmurze, na pendrive albo dysku USB. Pamiętaj jednak, że takie dane mogą być łatwo zmienione, uszkodzone lub skasowane i nie spełniają wymogów kopii do celów kontroli podatkowej.

Jeśli korzystasz z JPK, pamiętaj, że urząd skarbowy będzie miał możliwość zażądać wygenerowania nowego, świeżego JPK za wybrany okres. Oznacza to, że wszystkie dane powinieneś przechowywać w formie źródłowej wraz z aktualną wersją programu.

2020-05-28